apprendre à gérer vos documents

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Gérer vos documents est bénéfique car cela permet non seulement de mettre de l’ordre mais de vite se retrouver dans ses recherches. Cela est encore plus valable avec des documents puisqu’ils peuvent facilement s’égarer dans votre ordinateur. Découvrez dans cet article des astuces pour apprendre à gérer vos documents.

Trouver un créneau pour le faire

Se décider vraiment à gérer vos documents est là première étape pour y parvenir. Ainsi, vous devez arrêter de vous trouver des excuses et lancez-vous. Il vous faudra juste un peu de temps et de volonté. Cela dépendra aussi du bazar que vous avez dans vos documents. Une fois débuté, vous verrez que ce n’était pas si difficile.

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Vider votre bureau

Si le bureau de votre ordinateur est trop saturé, cela peut vous donner beaucoup de paresse. Pour que cela n’arrive pas, il est  préférable de placer uniquement les documents sur lesquels vous travaillez le jour même sur votre bureau. Une fois terminé, vous pouvez les déplacer à l’emplacement de votre choix.

Supprimer les documents doubles

On peut sans savoir enregistrer un même document à différents endroits. Ces documents doubles prennent non seulement de l’espace mais encombrent aussi votre bureau. Une bonne gestion de votre bureau vous obligera à procéder à la suppression de ces documents inutiles. Vous pouvez vous servir de certaines applications pour vous aider dans cette tâche.

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Créer des dossiers généraux

Séparer vos documents dans des dossiers vous permettra de mieux les gérer afin de les retrouver facilement. Vous pouvez structurer vos dossiers de plusieurs façons. Séparer les dossiers par exemple par client ou par projet, par date, ou par thème.

Vous êtes le seul à savoir quelle méthode de structuration convient le mieux à votre manière de travailler. Pour finir, vous devez nommer immédiatement vos dossiers. Cela vous permettra de savoir dans l’immédiat ce qu’ils contiennent. Faites attention à ne pas utiliser les abréviations car vous risquez d’oublier leurs significations.

Constituer des sous-dossiers

Après avoir rangé vos documents fichiers des différents dossiers généraux créés, vous pouvez les organiser en sous-dossiers. Créer des sous-dossiers suivant le sens et la logique tout comme pour les dossiers généraux.

Vous pouvez opter par exemple pour une organisation par date, par type de fichiers (Word, images, PDF, etc.) ou par catégories (communication, marketing, factures, etc.). Notez que trop de sous-dossiers pourraient nuire à leurs effets  pratiques et vos documents seront difficilement accessibles.

Archiver les anciens documents

Après avoir fini l’un de vos projets, déplacez-le dans un dossier contenant tous les documents liés à ce projet dans un dossier appelé « Archives ». Ce n’est pas pratique de les supprimer car vous en aurez peut-être besoin plus tard.

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