apprendre à gérer vos documents

Gérer vos documents est bénéfique car cela permet non seulement de mettre de l’ordre mais de vite se retrouver dans ses recherches. Cela est encore plus valable avec des documents puisqu’ils peuvent facilement s’égarer dans votre ordinateur. Découvrez dans cet article des astuces pour apprendre à gérer vos documents.

Trouver un créneau pour le faire

Se décider vraiment à gérer vos documents est là première étape pour y parvenir. Ainsi, vous devez arrêter de vous trouver des excuses et lancez-vous. Il vous faudra juste un peu de temps et de volonté. Cela dépendra aussi du bazar que vous avez dans vos documents. Une fois débuté, vous verrez que ce n’était pas si difficile.

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Vider votre bureau

Si le bureau de votre ordinateur est trop saturé, cela peut vous donner beaucoup de paresse. Pour que cela n’arrive pas, il est  préférable de placer uniquement les documents sur lesquels vous travaillez le jour même sur votre bureau. Une fois terminé, vous pouvez les déplacer à l’emplacement de votre choix.

Supprimer les documents doubles

On peut sans savoir enregistrer un même document à différents endroits. Ces documents doubles prennent non seulement de l’espace mais encombrent aussi votre bureau. Une bonne gestion de votre bureau vous obligera à procéder à la suppression de ces documents inutiles. Vous pouvez vous servir de certaines applications pour vous aider dans cette tâche.

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Créer des dossiers généraux

Séparer vos documents dans des dossiers vous permettra de mieux les gérer afin de les retrouver facilement. Vous pouvez structurer vos dossiers de plusieurs façons. Séparer les dossiers par exemple par client ou par projet, par date, ou par thème.

Vous êtes le seul à savoir quelle méthode de structuration convient le mieux à votre manière de travailler. Pour finir, vous devez nommer immédiatement vos dossiers. Cela vous permettra de savoir dans l’immédiat ce qu’ils contiennent. Faites attention à ne pas utiliser les abréviations car vous risquez d’oublier leurs significations.

Constituer des sous-dossiers

Après avoir rangé vos documents fichiers des différents dossiers généraux créés, vous pouvez les organiser en sous-dossiers. Créer des sous-dossiers suivant le sens et la logique tout comme pour les dossiers généraux.

Vous pouvez opter par exemple pour une organisation par date, par type de fichiers (Word, images, PDF, etc.) ou par catégories (communication, marketing, factures, etc.). Notez que trop de sous-dossiers pourraient nuire à leurs effets  pratiques et vos documents seront difficilement accessibles.

Archiver les anciens documents

Après avoir fini l’un de vos projets, déplacez-le dans un dossier contenant tous les documents liés à ce projet dans un dossier appelé « Archives ». Ce n’est pas pratique de les supprimer car vous en aurez peut-être besoin plus tard.

Utiliser un système de classement

Lorsque vous devez trouver rapidement un document, pensez à disposer d’un système de classement efficace. Cela implique une organisation méthodique des documents en fonction de leur sujet et/ou de leur date.

Il existe différentes options pour organiser vos fichiers : par nom de projet, par type (factures, contrats…), par ordre alphabétique ou chronologique.

Le choix du système dépendra des besoins spécifiques de votre entreprise ou activité professionnelle. Toutefois, quelle que soit l’option choisie, pensez à être cohérent dans la manière dont les documents sont organisés et classés.

Pour faciliter le processus de recherche ultérieure, n’hésitez pas à ajouter des mots-clés pertinents aux noms des fichiers afin qu’ils soient plus facilement identifiables lorsqu’ils sont triés parmi les autres éléments stockés sur votre ordinateur.

Assurez-vous que chaque fichier possède un nom clair et compréhensible qui reflète son contenu avec précision. Il peut être utile d’avoir un guide interne pour aider tous les membres du personnel à comprendre ce qui doit être inclus dans le nommage d’un fichier donné.

Avec ces directives simples en tête, trouver rapidement un document nécessaire devrait être beaucoup plus facile !

Optimiser la recherche de documents

Une fois que vous avez mis en place une méthode de classement efficace pour vos documents, il est temps d’optimiser la recherche et l’accès à ces derniers. Voici quelques astuces pour y parvenir :

De nombreux programmes sont disponibles sur le marché qui peuvent aider à organiser les fichiers et les rendre facilement accessibles, tels que Evernote ou Google Drive. Ces applications offrent aussi un stockage cloud pratique, ce qui signifie qu’il n’y aura pas besoin de s’encombrer avec des disques durs externes.

Il peut être utile de mettre en œuvre un système permettant aux membres du personnel de suivre l’état d’un document donné (par exemple : ‘en attente’, ‘approuvé’ ou ‘terminé’). Cela permettra non seulement à chaque membre du personnel impliqué dans le projet concerné d’être informé immédiatement lorsque des changements sont apportés au statut du document, mais cela réduira aussi le risque que quelqu’un travaille sur un ancien fichier.

Pour faciliter la recherche des documents nécessaires rapidement et sans effort, vous devez créer une structure hiérarchique. Par exemple, si vous travaillez dans une entreprise où différents projets ont été menés au fil du temps, organisez-les chronologiquement afin qu’ils soient faciles à trouver.

Cela peut sembler évident, mais bien souvent on ne pense pas à cette organisation basique qui peut nous faire gagner beaucoup de temps !

Pour optimiser la recherche de vos documents, il est primordial d’être méthodique dans votre approche et de mettre en place des systèmes qui favorisent une organisation efficace. Avec ces conseils simples mais utiles, vous deviendrez un expert en gestion documentaire en peu de temps !