apprendre à partager vos documents avec d’autres

La recrudescence du travail à distance a su redéfinir les habitudes chez les particuliers et dans le fonctionnement des entreprises. Le phénomène du partage de documents entre collaborateurs devient ainsi la norme. Comment alors apprendre à faire cela ? Éléments de réponses.

Utiliser un groupe de diffusion sur le réseau social whatsapp

Une approche pratique de partage de documents avec les autres est de créer un groupe de diffusion. Ce procédé consiste à sélectionner les contacts qui vont recevoir vos documents par le biais d’un canal de diffusion de contenus.

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Dans la pratique, il suffit de vous connecter à votre compte whatsapp via votre téléphone mobile. Vous allez ensuite dans le menu en appuyant sur les trois points en position verticale se trouvant dans le coin supérieur droit. Vous sélectionnez dans la petite liste à rubrique qui s’affiche, la mention « nouvelle diffusion ».

Une fois cela fait, vous êtes renvoyé vers une nouvelle page qui vous invite à sélectionner les contacts qui vont recevoir vos messages de diffusion. Il importe d’insister ici que seules les personnes ayant votre numéro enregistré dans leur téléphone recevront vos contenus diffusés.

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Après sélection, un canal se crée de manière automatique sur votre interface d’échange. C’est par ce dernier que vous pouvez envoyer vos fichiers à d’autres.

Se servir des outils en ligne proposés par Google

Il existe d’autres alternatives pour partager vos documents avec d’autres. C’est le cas par exemple du célèbre Google Docs proposé par l’incontournable des moteurs de recherche Google. Cette solution web vous permet de partager vos documents texte avec d’autres personnes. Vous pouvez ainsi envoyer des fichiers sous format Word, Excel ou PowerPoint.

L’aspect intéressant de cet outil se trouve dans sa facilité d’utilisation et dans ses différentes options proposées. Vous pouvez créer plusieurs documents, octroyer des droits de modification ou non aux contenus envoyés et faire également travailler les participants simultanément.

Utiliser l’outil en ligne Pearltrees

Une autre approche pour partager vos documents avec d’autres est de passer par l’outil en ligne Pearltrees. Il s’agit en réalité d’une plateforme dite collaborative multifonction qui vous permet d’échanger avec d’autres vos contenus numériques. Il est facile à prendre en main en raison de son interface ergonomique et intuitive. Ce système tout-en-un vous propose d’autres fonctions comme le partage de sites web et autres outils numériques.

Dans sa formule, la plateforme propose trois options. Il s’agit notamment de la version gratuite, de la version Premium ou celle éducative et entreprise. Ainsi, en fonction de vos besoins et exigences, vous choisissez ce qui vous convient le mieux. Un autre point à souligner est qu’il s’agit d’un outil français. Cela facilite significativement son utilisation.

Partager des documents en utilisant un service de stockage en ligne tel que Dropbox

En dehors de l’outil Pearltrees, il existe aussi d’autres outils en ligne qui vous permettent de partager vos documents en toute simplicité. L’un des plus connus est sans nul doute Dropbox. Effectivement, ce service de stockage et de partage en ligne a su se faire un nom dans le domaine.

Pour utiliser Dropbox, vous devez au préalable créer un compte utilisateur gratuit sur leur site web. Une fois que c’est fait, vous pouvez y héberger tous les fichiers que vous souhaitez partager avec vos collaborateurs. Voici comment procéder :

• Étape 1 : Connectez-vous à votre compte Dropbox.
• Étape 2 : Cliquez sur le bouton ‘Nouveau dossier’ pour créer un nouveau dossier dans votre espace personnel.
• Étape 3 : Une fois créé, cliquez dessus et sélectionnez les fichiers que vous souhaitez partager.
• Étape 4 : Cliquez sur le bouton ‘Partager’ situé en haut à droite de l’écran.
• Étape 5 : Entrez l’adresse e-mail des personnes avec qui vous voulez partager les fichiers. Vous pouvez aussi ajouter un message personnalisé si nécessaire.

L’avantage principal du partage par Dropbox est qu’il fonctionne comme une boîte aux lettres électronique pour chaque fichier envoyé. Les destinataires reçoivent directement un lien vers le fichier téléchargeable depuis leur propre appareil électronique.

Bien entendu, il importe ici aussi d’être vigilant quant au choix des données transmises par la plateforme, car tout document déposé peut être vu ou récupéré par son propriétaire et ses partenaires de travail. À vous donc d’être attentif à chaque ligne avant de déposer quoi que ce soit sur votre compte Dropbox !

Utiliser les fonctionnalités de partage de documents intégrées à votre messagerie électronique professionnelle

En plus des outils en ligne tels que Pearltrees et Dropbox, il existe aussi d’autres options pour partager vos documents. Les messageries électroniques professionnelles sont souvent dotées de fonctionnalités de partage intégrées qui peuvent être très pratiques.

Par exemple, si vous utilisez Gmail, vous pouvez facilement joindre un document à votre e-mail en cliquant sur le bouton ‘Joindre un fichier’. Vous pouvez ensuite sélectionner le document que vous souhaitez envoyer depuis l’emplacement où il se trouve sur votre ordinateur. Si vos fichiers sont stockés sur Google Drive ou Dropbox par exemple, vous pouvez aussi y accéder directement depuis la boîte de dialogue ‘Joindre un fichier’ sans avoir à les télécharger au préalable.

De même, Outlook a une option similaire appelée ‘Insérer’, qui permet aux utilisateurs d’attacher des fichiers à leurs messages électroniques. C’est simple et rapide :

• Étape 1 : Créez un nouveau message électronique dans Outlook
• Étape 2 : Cliquez sur le bouton ‘Insérer’ situé dans la barre d’options du message
• Étape 3 : Sélectionnez les fichiers que vous souhaitez inclure et ajoutez-les simplement au corps du message ou en tant que pièces jointes.

L’avantage principal du partage via une messagerie professionnelle réside dans le fait qu’il s’intègre parfaitement avec votre travail quotidien. Il n’y a pas besoin de passer par plusieurs étapes fastidieuses pour transférer les documents nécessaires au bon déroulement des projets en cours.

Pensez à bien noter que si vous envoyez des fichiers volumineux via la messagerie électronique, cela peut ralentir votre boîte de réception et celle de vos destinataires. Le partage optimal des documents à travers ces outils requiert donc une certaine prudence ainsi qu’une sélection rigoureuse des fichiers à partager.

Les fonctionnalités d’envoi par e-mail restent très pratiques pour leur simplicité d’utilisation et leur intégration optimale dans le cadre professionnel. À chacun ensuite de choisir l’outil qui convient le mieux en fonction du type de document concerné et des destinataires visés.