Comment faire un audit de la communication interne ?

L’audit de la communication interne constitue un élément indispensable pour la progression d’une entreprise. Elle se consacre à la performance des employés et des outils utilisés pour améliorer l’image de la société. Pour réaliser cette opération, vous devez effectuer quelques démarches.

Une enquête de grande ampleur

Pour faire un audit de communication interne, vous avez la possibilité d’élaborer une enquête de grande ampleur. Celle-ci consiste à réaliser un sondage pour évaluer l’atmosphère de l’entreprise. Pour cela, vous devez concevoir une enquête de satisfaction qui permet d’avoir la perception des salariés sur les médias utilisés. Dans le questionnaire, vous devez savoir ce qu’ils retiennent et ce qu’ils n’apprécient pas.

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Délimitez les sujets pour attirer l’attention des employés. Pendant la rédaction des questions, n’oubliez pas d’anticiper les effets des interrogations. Mettez-vous à la place du salarié pour voir le nombre de minutes que vous avez pris pour répondre. Aussi, évitez les questions obligatoires, car cela peut irriter le salarié.

Une fois l’enquête achevée, vous pouvez définir le canal par lequel vous souhaitez la diffuser. Faites votre choix en fonction de la cible.

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Des entretiens individuels

Pour faire un audit de communication interne, vous pouvez réaliser des entretiens individuels. En fonction du nombre de personnes, vous devez demander l’aide :

• des collaborateurs ;
• des managers ;
• des cadres dirigeants.

Au cours des échanges, vous devez mettre l’interlocuteur à l’aise. Il doit être en mesure d’exprimer ce qu’il ressent sans complaisance. Néanmoins, vous devez circonscrire les discussions pour recueillir les meilleures informations et éviter que tout parte en lambeau.

Vous pouvez lui poser la question de savoir s’il a lu telle newsletter ou vu telle campagne. Sinon, cherchez à connaître la raison. Si la réponse est positive, demandez ses attentes avant l’ouverture du mail. Est-ce qu’il a compris le contenu ? A-t-il remarqué que des éléments manquaient ? Pour finir, vérifiez s’il a réussi à appliquer les informations dans son travail.

Des focus groups

Le focus group est aussi un moyen pour effectuer un audit de communication interne. Il vise à réunir des personnes qui ont le même profil pour échanger sur des thèmes précis. Il se déroule comme les entretiens individuels, mais en groupe. Vos questions doivent suivre un déroulé précis pour vous permettre d’analyser l’impact d’un contenu sur les salariés.

Vous pouvez mettre sur tapis une question qui va créer un débat d’opinions ou un avis collectif. Donnez la liberté aux membres de s’exprimer convenablement. Vous avez la possibilité aussi d’organiser une activité de groupe. L’objectif est d’inviter les membres à réfléchir ensemble sur un projet.

Analyse des résultats

Une fois les entretiens individuels et les focus groups effectués, pensez à bien prendre le temps nécessaire pour analyser correctement chaque réponse donnée par vos salariés. Le but est de dégager des tendances significatives plutôt que d’établir une simple liste brute des réponses obtenues. Par exemple, si plusieurs employés ont mentionné la difficulté à comprendre certains jargons spécifiques liés au secteur d’activité dans lequel opère votre entreprise, alors cela pourrait indiquer qu’une simplification du vocabulaire technique utilisé serait bénéfique pour la communication interne.

N’hésitez pas à partager avec tous vos employés les enseignements que vous avez tirés de cette démarche auditive. La transparence contribue grandement à instaurer une culture d’entreprise plus saine et plus efficace sur le plan communicationnel.

Mise en place de plan d’action et suivi

Une fois que vous avez terminé l’analyse des résultats de votre audit, il est temps de passer à la mise en place d’un plan d’action. Ce plan doit être élaboré en collaboration avec les équipes concernées et adapté aux besoins spécifiques de chaque département ou service. Le but est de mettre en place des solutions concrètes pour améliorer la communication interne au sein de votre entreprise.

Il peut s’agir, par exemple, de créer un guide du langage qui aidera vos employés à comprendre le vocabulaire technique utilisé dans l’entreprise. Ou encore, d’introduire une nouvelle plateforme permettant une communication plus efficace entre les différents services. Pensez à bien mettre des outils à leur disposition.

Le simple fait de mettre en place ces actions ne suffit pas. Pensez à bien participer aux réunions internes ou encore recueillir des retours positifs directement auprès des salariés.

N’oubliez pas qu’il n’y a pas ‘une solution unique’ qui conviendra parfaitement à toutes les entreprises • chaque situation nécessite une approche personnalisée basée sur une bonne compréhension des problèmes rencontrés par vos salariés en matière de communication interne.

Pensez à bien prendre en compte que la communication interne n’est pas une tâche qui peut être accomplie une fois pour toutes. C’est un processus continu qui doit être constamment remis à jour et amélioré pour répondre aux besoins changeants de votre entreprise et de ses salariés.